Por trás do retrabalho: o que drena a performance e não aparece em relatório

Você já parou para calcular quanto tempo o seu time executivo gasta em prévias de reunião, segundas opiniões e decisões que voltam para a mesa? E quanto esse ciclo custa, não só em horas, mas em capacidade de execução?

A pergunta parece simples. A resposta, segundo Letícia Bueno Coletto e Renata Melo, é mais cara do que qualquer DRE consegue mostrar.

As duas são fundadoras da Lurie – consultoria especializada na arquitetura humana da performance organizacional, atuando sobre os fatores invisíveis que impactam decisões, liderança, relações e resultados –, e estarão na 2ª Humanship Experience – imersão de dois dias para altas lideranças de RH, que acontece nos dias 24 e 25 de junho no Royal Palm Plaza, em Campinas. O evento reunirá mais de 100 CHROs das principais empresas do Brasil sob o tema Orquestrando Futuros: Conectando pessoas, organizações e transformação, e propõe exatamente o tipo de conversa que raramente cabe na agenda formal: os dilemas reais, as tensões não ditas e as decisões que estão redefinindo o papel estratégico do RH hoje.

Letícia tem mais de 15 anos em RH estratégico, passando por Itaú e Recargapay, e Renata é especialista em desenvolvimento humano e criadora da TDI (Teoria das Dimensões Integradas do Desenvolvimento Humano), uma metodologia própria, que considera quatro camadas interdependentes da performance, resultado, liderança, relações e neurorregulação, com mapeamentos, diagnósticos, intervenções executivas, formações e projetos de transformação organizacional. Uma leitura sobre o que realmente está por trás da perda de performance nas organizações e como agir sobre isso.

A sessão delas no primeiro dia da Humanship Experience, será um fireside chat com o tema O custo invisível da performance: os fatores silenciosos que impactam decisão, liderança e resultado, e traz para o centro do debate algo que normalmente fica nas margens da agenda estratégica . Não porque traz um conceito novo, mas porque coloca em linguagem de negócio algo que a maioria das organizações ainda trata como intangível: o impacto direto do funcionamento humano sobre a qualidade das decisões, a consistência da execução e, no fim, o resultado.

“Se você assistir e se engajar nisso, você vai sentar à mesa”, antecipa Letícia. “Você vai parar de entregar indicador e vai entregar transformação real.”

Para Renata, o argumento é ainda mais estrutural: “A origem primária dos resultados é exatamente o que está sendo negligenciado pelas empresas. Estratégias são criadas por pessoas. Operações são desenvolvidas por pessoas. E tudo é questionado e direcionado por pessoas.”

Conversamos com as duas antes do evento. O que você lê a seguir é uma prévia, a provocação completa acontece ao vivo, na semana que vem, na Humanship Experience.

Humanship: O custo invisível não aparece na DRE. Como vocês definem ele na prática?

Letícia: “Quando você olha os dados de mercado, a situação é bastante concreta: executivos gastam até 40% do tempo tomando decisões, e mais da metade dessas decisões são revisitadas. Fora isso, cerca de 20% do tempo vai para administração de conflitos. São 60% do tempo executivo consumido em coisas que, no fundo, não deveriam precisar desse volume de energia.

O custo invisível é exatamente esse. Não tem linha na DRE, mas aparece em microações que ninguém contabiliza: a prévia da prévia, o alinhamento que precisa de outro alinhamento, a decisão que volta. Fizemos uma conta hiper conservadora. Uma empresa que tem 10 executivos, sabe quanto que ela tem de perda com esse custo invisível? Chega a dar 25 milhões.”

Renata: “A gente está falando de camadas. As soluções hoje estão sendo olhadas na camada mais rasa: resultado, quanto eu gero, qual é o número. Quando a Letícia traz a reflexão do custo invisível, ela abre uma segunda camada: olha o tamanho da perda que a gente está tendo e que só aparece quando a gente para para olhar para o que não está nos relatórios.

Mas existe uma terceira camada, mais profunda: além dessa perda, quanto a mais eu poderia estar gerando se a organização estivesse toda alinhada? Esse ganho extra você não encontra em nenhum relatório, você só descobre depois. E tem ainda a perda dupla: além de gastar energia resolvendo um problema, você perde o tempo que poderia estar usando para criar algo novo.”

Por que esses números, mesmo sendo conhecidos, não geram ação? Por que as lideranças ainda não dão a devida atenção para isso?

Letícia: “Porque é mais fácil olhar para aquilo que é tangível. Uma meta, um número, um indicador. Olhar para o como as coisas estão sendo feitas exige um esforço diferente, mais empático, mais ativo e atento ao que não está explícito. E que talvez a pressão e a necessidade de proteção cotidiana, não permitam que aconteça.”

Renata: “Tem uma questão cultural também.  Só que, se a gente pegar a formatação que a gente recebeu, o que a gente aprendeu aí pelo senso comum? A gente aprendeu, a geração de adultos de hoje vem de uma educação que aprendeu que sucesso é viver no limite. A gente aprendeu a ser multitarefa, a gente aprendeu a engolir o choro e vamos que vamos. E aí a gente está funcionando desse jeito.

Só que esse modo de funcionar é totalmente contraproducente. E aí, quando a gente inverte essa equação, as pessoas descobrem um nível de bem-estar e de performance completamente diferente. O bem-estar nada mais é do que o terreno mais fértil que a performance pode encontrar.”

E é muito difícil de alcançar esse bem-estar e esse terreno fértil?

Renata: O cérebro humano é programado para buscar sobrevivência antes de qualquer coisa, antes do bem-estar, antes da performance, antes do resultado. Quando opera em alta tensão, o sistema límbico toma espaço do córtex pré-frontal. E é o pré-frontal que raciocina, que analisa, que decide bem.

Quando a gente fala de regulação emocional, não é difícil e não é demorado. Isso é uma coisa que, na minha opinião, Renata, por tudo que eu estudo, é a primeira coisa que as lideranças precisam aprender: a identificar, fazer leitura de pessoas e de contextos, isso não é demorado, não é difícil e é altamente estratégico.

Então para notar quando um time está operando em modo de sobrevivência?

Renata: Sempre. Os sinais estão em todo lugar, na postura, no ritmo da fala, no que a pessoa escolhe dizer primeiro numa reunião. Alguém que entra numa reunião já com todos os pontos estruturados, que fala rápido, que antecipa objeções antes de ouvir perguntas, esse sistema nunca saiu do modo alerta. Não é competência. É defesa.

Letícia: E quando a gente nomeia isso –  ‘está pesado, a gente entende, como podemos ajudar?’ – só isso já provoca uma mudança. O não-verbal muda completamente.

Que sinais um CHRO deveria observar na própria liderança e até no C-level ao redor?

Letícia: “Tem um caso que eu acompanhei essa semana que resume bem. Um diretor marcou cinco prévias – com cinco a oito pessoas de nível sênior, uma hora cada – para se preparar para uma apresentação ao presidente. São 600 minutos de alinhamento. Isso é dinheiro sendo drenado em tempo real, e ninguém chama de problema.

Outro sinal: o líder que pede entrega às três da manhã no aniversário do colaborador. Não é crueldade, é automático. É um sistema tão desregulado que perdeu a capacidade de perceber o que está fazendo.

Renata: Um sistema superativado é tenso, denso, acelerado, fechado para análise. E quando esse sistema comunica, comunica aquilo que conseguiu processar, não necessariamente o que foi dito. Ele não consegue fazer pausa para olhar, para analisar. Ele está em um funcionamento automático. Eu não analiso, eu não percebo detalhes, eu não percebo pontos, chaves, se eu estiver no modo automático. É por isso que o mesmo combinado sai de uma reunião e chega diferente para cada analista. A gente olha e fala assim, o problema está na comunicação. E por que a comunicação saiu truncada? A gente comunica aquilo que a gente escutou. O que foi que a gente escutou? Como estava a abertura dessas pessoas para escutar? E dizem ‘ah, não, mas a pausa, é perda de tempo’. É perda de tempo ou pausa é momento de afiar. O problema não é comunicação. É abertura para escuta.”

Quando e como fazer essa situação vai mudar?

Renata: Quando alguém olhar para as empresas, em geral, para os CEOs, C-Levels parar e fazer a seguinte pergunta: ‘Como eu gero segurança para esse sistema nervoso ter condições de operar em uma outra forma?’. Quando a gente lança essa pergunta e toma a coragem de fazer uma pausa para olhar, a gente descobre que o tempo de pausa é muito menor e muito mais econômico do que o tempo de consertar as atrapalhadas todas depois.

Esse seria um jeito levar esse argumento para a mesa com o C-level?

Renata: “Imagina um CEO e o time de diretores numa situação de alta pressão. Um CEO minimamente regulado para, tira dois minutos para se regular e pensa: preciso gerar segurança para o meu sistema nervoso para que minha capacidade racional esteja em pleno vapor. Aí ele vai, entende a situação e passa 15 minutos com cada diretor ouvindo, dizendo ‘você não está sozinho, como posso te ajudar? Estamos juntos.’

Pensa na Fórmula 1. O carro conta milésimos de segundo para ganhar. O pit stop para trocar o pneu de pista seca para pista molhada parece perda de tempo, mas é estratégia. Com 10 diretores, são 150 minutos de pit stop. Compara com as cinco prévias de uma hora: 600 minutos de realinhamento depois que o problema já está instalado. Começa acertando desde o início. É mais rápido, mais prático, mais efetivo e mais simples. É isso que está faltando no corporativo: gerar segurança para que os sistemas operem em alta potência.”

Letícia: E o CHRO que conduz isso não está entregando indicador. Está entregando transformação real. Está mostrando que entende como o resultado é gerado, antes de aparecer nos relatórios.

O que vocês esperam que as lideranças presentes na Humanship Experience levem para casa?

Renata: “Exatamente o que você está levando dessa nossa conversa agora. A percepção de que existe uma base de segurança que impacta diretamente o resultado da empresa.”

Letícia: “Se você assistir e se engajar nisso, você vai sentar à mesa. Não é no número que você vai ganhar. Porque o número todo mundo sabe. O dado está lá. Mas você vai ganhar em como você lida com o humano para a performance ser atingida. Você vai parar de entregar indicador e você vai entregar a transformação real.”

Letícia Coletto e Renata Melo estarão na 2ª Humanship Experience, nos dias 24 e 25 de junho, no Royal Palm Plaza Resort, em Campinas. O fireside chat delas acontece no primeiro dia, e vai propor exatamente o que o cenário atual exige: uma nova leitura sobre o que está por trás das decisões, das relações e da perda de velocidade nas organizações. Quanto está custando, em silêncio, o jeito como a sua liderança está operando?